Adatkezelési tájékoztató Vendégeknek

1. A lényeg röviden

Kedves Vendégünk!

Ez a tájékoztató arról szól, mi történik az adataival, amikor az AI Booking rendszerén keresztül időpontot foglal. Igyekeztünk röviden és érthetően megírni. A részletek a további pontokban olvashatók.

Egy kérésünk: a foglalás megjegyzés rovatába kérjük, ne írjon egészségügyi vagy más különleges adatot (például betegséget, allergiát, gyógyszert). Ha ilyen információt szeretne megosztani, beszélje meg személyesen a szolgáltatóval.

2. Ki kezeli az adatait — és miért ketten?

Ez a rendszer úgy működik, hogy Ön egy szolgáltatónál — például egy fodrásznál, kozmetikusnál vagy körmösnél — foglal időpontot, a foglalás technikai lebonyolítását pedig az AI Booking végzi. Ezért két szereplő is találkozik az adataival, de más-más célból és más-más felelősséggel.

Az AI Booking rendszer üzemeltetője és a jelen tájékoztató kibocsátója:

Adatvédelmi tisztviselő kinevezésére nem vagyunk kötelesek, és nem is neveztünk ki; adatvédelmi kérdéseivel közvetlenül az info@aibooking.hu címen fordulhat hozzánk. Ha a kérdése a szolgáltatásról szól (időpont, ár, lemondás), a szolgáltatót keresse. Ha a rendszerről vagy a jelen tájékoztatóról, minket.

3. Milyen adatait kezeljük

3.1. Foglaláskor megadott adatok

* Mit jelent az 5 év, és mi történik utána? Az időt az utolsó foglalásától számítjuk, nem az elsőtől — így ha visszatérő vendég, az adatai végig megmaradnak. Az 5 év a Polgári Törvénykönyv szerinti általános elévülési időhöz igazodik: eddig érvényesíthet bárki igényt egy szerződésből, tehát eddig kell tudni igazolni, mi történt.

A megőrzési idő lejártakor a rendszer automatikusan anonimizálja az adatait: a neve, e-mail-címe és telefonszáma eltűnik, a foglalás ténye viszont megmarad a szolgáltató statisztikáiban — de már nem köthető Önhöz. Ez nem igényel külön kérést Öntől, magától megtörténik.

A szolgáltató ennél rövidebb megőrzési időt is beállíthat, ha úgy dönt. A törlést pedig bármikor kérheti, az 5 év letelte előtt is — lásd a 9. pontot.

3.1.1. Referenciaképek

Egyes szolgáltatóknál a foglaláskor képet is csatolhat arról, amit szeretne — legfeljebb 3 darabot. Alapértelmezetten a kép opcionális. Ha a kiválasztott szolgáltatás előkészítéséhez szükséges, a szolgáltató kötelezőként jelölheti; ezt az űrlap jelzi, és ilyen esetben legalább egy sikeresen feltöltött kép kell a foglaláshoz. A feltöltött képet a foglalás elküldése előtt eltávolíthatja vagy másikra cserélheti.

Egy kérésünk: kérjük, ne töltsön fel olyan képet, amelyen más személy felismerhető, vagy amely egészségügyi vagy más különleges adatot mutat (például bőrbetegséget, sérülést). Ha ilyen információt szeretne megosztani, beszélje meg személyesen a szolgáltatóval.

** A 30 napos megőrzés eltér a többi foglalási adat 5 éves megőrzésétől: a kép csak a szolgáltatás elvégzéséhez kell, utána nincs rá szükség.

3.2. Ha vendégfiókot hoz létre

Nem kötelező, de létrehozhat fiókot, hogy ne kelljen minden foglalásnál újra beírnia az adatait, és lássa a korábbi időpontjait. Ilyenkor a fenti adatokon túl a bejelentkezéshez szükséges adatokat is kezeljük. A fiókot bármikor törölheti; ettől a már megtörtént foglalások adatai a szolgáltatónál megmaradnak, mert azokra rá vonatkozó jogszabályi és bizonyítási kötelezettség áll fenn.

3.3. Technikai adatok

A rendszer működtetéséhez naplózzuk a hozzáféréseket (IP-cím, időbélyeg, böngésző típusa). Ezekre a visszaélések és a támadások kiszűréséhez van szükség — ezt jogos érdekünk alapozza meg. A biztonsági naplókat legfeljebb 12 hónapig őrizzük.

3.4. Fizetés

Számlázási adatok: ha a szolgáltatásról számla készül, a számlán szereplő adatokat a számvitelről szóló törvény alapján timp de 8 ani meg kell őrizni. Ez jogszabályi kötelezettség, ezért ezekre a fenti anonimizálás nem vonatkozik.

Ha a foglalásnál online fizet, a kártyaadatait soha nem látjuk és nem tároljuk — azokat közvetlenül a fizetési szolgáltató kezeli, saját biztonsági tanúsítványai szerint. Mi csak azt az információt kapjuk vissza, hogy a fizetés sikeres volt-e.

3.5. Mely adatok megadása kötelező?

A foglaláshoz a nevét și e-mail-címét minden esetben meg kell adnia, és a szolgáltató kérheti a telefonszámát is. Ezek nélkül a foglalás nem jön létre: nem tudnánk visszaigazolást küldeni, a szolgáltató pedig nem tudná Önt elérni, ha az időpont körül változás történik. Ezeket az adatokat tehát nem jogszabály írja elő, hanem a foglalás teljesítéséhez szükségesek.

A megjegyzés megadása önkéntes. A szolgáltató a szolgáltatás előkészítéséhez szükséges egyedi mezőt vagy referenciaképet kötelezőként jelölheti. Kiszállásos szolgáltatásnál a helyszín címét is kérhetjük a díj kiszámításához és a szolgáltatás teljesítéséhez. A kötelező mezőket az űrlap jelzi. Egyedi ajánlatot kérni nem kötelező, és nem feltétele a kalkulációnak vagy a foglalásnak.

3.6. Kiszállási díj, kalkuláció és egyedi ajánlatkérés

Ha a szolgáltató a helyszínmezőt opcionálisra állította, cím nélkül is foglalhat. Ilyenkor a helyszínt és a kiszállási díjat később egyeztetik; a még nem kalkulált kiszállási díj nincs benne a megjelenített végösszegben. Ezt a foglalási felület és a visszaigazolás külön jelzi. A cím megadásával a beállított tarifa alapján számolunk.

Kiszállási helyszín: a megadott címet a díjszámításhoz és a szolgáltatás teljesítéséhez használjuk. A vendég által kért díjkalkulációhoz szükséges címfeldolgozás és térképes továbbítás jogalapja a szerződés előkészítése; létrejött foglalásnál a szükséges helyszínadat kezeléséé a szerződés teljesítése. Ennél a folyamatnál a kiválasztott szolgáltató az adatkezelő, az AI Booking az ő megbízásából működteti a számítást adatfeldolgozóként. Távolságalapú tarifa, díjmentes körzet vagy távolságsáv ellenőrzésekor az indulási és célcímet az openrouteservice térképszolgáltatásának továbbítjuk címfeloldásra; útvonalszámításkor a két hely koordinátáit küldjük el. Ehhez nem továbbítjuk a vendég nevét, e-mail-címét, telefonszámát vagy referenciaképeit. Távolságmérést nem igénylő fix díjnál nincs térképes adattovábbítás. Az indulási címet a foglalófelületen és a vendégnek küldött levélben nem tesszük közzé.

A térképszolgáltatás üzemeltetője a HeiGIT gGmbH (Németország). A külső szolgáltató megőrzési és esetleges nemzetközi adattovábbítási feltételei a HeiGIT adatvédelmi tájékoztatójában olvashatók; nem állítunk külön igazolt nulla megőrzési beállítást. Az AI Booking szerverének átmeneti memóriagyorsítótára a címet, címfeliratot, koordinátákat és távolságeredményt 24 óráig használhatja; a lejárt bejegyzéseket az ötpercenként futó takarítás eltávolítja. Ez a befejezetlen foglalás után is fennmaradhat a lejáratig. Létrejött foglalásnál a helyszíncím, a számított díj és távolság a foglalás adatainak megőrzési és törlési szabályai alá tartozik.

Kalkulációs statisztika: véletlenszerű folyamat-azonosítóval rögzítjük a díjkalkuláció megkezdését, eredményét és a hozzá kapcsolódó foglalás létrejöttét. Ebben a statisztikai rekordban nincs név, e-mail-cím, telefonszám vagy pontos helyszíncím. A szolgáltató ebből összesített adatot lát a kalkulációs folyamatok és az ezekből létrejött foglalások számáról; ez nem bizonyítja, hogy a többi vendég a díj miatt távozott. A cél a foglalási folyamat működésének és használhatóságának mérése; jogalapja az AI Booking és a szolgáltató jogos érdeke a rendszer működésének javításához, az érintetti jogok mérlegelésével. Ez ellen a 9. pont szerint tiltakozhat. A kalkulációs folyamat megkezdésétől számított 90 nap elteltével, a következő, hatóránként futó automatikus takarításkor töröljük a rekordokat. A folyamat-azonosítót és foglaláskapcsolatot tartalmazó rekordot nem tekintjük általánosan anonimnak.

Egyedi ajánlatkérés: ha a „Kérek kedvezőbb ajánlatot” lehetőséggel kifejezetten megkeresést kér, a megadott nevét és e-mail-címét, a kalkulált szolgáltatást, távolságot, kiszállási díjat, pénznemet, szolgáltatási alapösszeget, kiszállással növelt összeget és a kérés időpontját a kiválasztott szolgáltató számára megőrizzük. Ezek az összegek a kiegészítő szolgáltatásokat, valamint a kupon, ajándékkártya és bérlet elszámolását nem tartalmazzák. Az ajánlatlistát a szolgáltatói tulajdonos és teljes analitikai jogosultságú munkatársai láthatják; az adatokat tartalmazó e-mailt a szolgáltatói tulajdonos kapja, a beállított levelezési szolgáltatás közvetítésével (a szolgáltató saját SMTP-szolgáltatása vagy a platform SMTP-, SMTP2GO-, SendGrid- vagy Resend-szolgáltatása). A levelezési szolgáltató is feldolgozza a címzettet és a levélben szereplő adatokat a kézbesítéshez; a nemzetközi adattovábbításra a 4. pontban ismertetett feltételek vonatkoznak. A cél az Ön által kért, adott szolgáltatásra vonatkozó ajánlat megválaszolása, a szerződés előkészítése. A pontos helyszíncím és az indulási cím nem része az ajánlatkérési listának. A beküldés önkéntes, nem hírlevél-feliratkozás, és nem ad általános reklámküldési engedélyt. A kérést a szolgáltatónál visszavonhatja, és kérheti az elérhetőségének törlését. A kalkulációs folyamat megkezdésétől számított 90 nap elteltével, a következő, hatóránként futó automatikus takarításkor a kapcsolódó ajánlatkérést és értesítési rekordot is töröljük. A szolgáltatóhoz már kézbesített e-mail külön példányát a szolgáltató kezeli és törli.

3.7. A foglalás forrása és kampányadatai

A létrejött foglaláshoz a foglalás forrását is rögzíthetjük: a beágyazó által megadott rövid forrásjelölést (ref), ennek hiányában a beágyazó weboldal domainnevét, valamint az elérhető utm_source, utm_medium és utm_campaign kampányjelöléseket. A beágyazó oldal teljes URL-jét, útvonalát és egyéb lekérdezési paramétereit e célból nem mentjük. A forrásjelölés nem a szolgáltatás helyszíncíme. Az adatot csak a létrejött foglaláshoz kapcsoljuk; emiatt a foglalás kapcsolattartási adataival együtt azonosítható adatról van szó, nem általánosan anonim statisztikáról.

A cél annak megismerése, mely weboldalról vagy kampányból érkeznek a foglalások. Jogalapja az AI Booking és a kiválasztott szolgáltató jogos érdeke a foglalási csatornák eredményességének méréséhez, az érintetti jogok mérlegelésével. A foglaláshoz kötött adatokat a szolgáltató és az adott foglalásra jogosult munkatársai láthatják; a statisztikákban az adott jogosultsági kör összesítése jelenik meg. A forrás- és kampányadatokra a kapcsolódó foglalás megőrzési, törlési és hozzáférési szabályai vonatkoznak. E kezelés ellen a 9. pont szerint tiltakozhat. A kampányjelölés önmagában nem hírlevél-feliratkozás és nem engedély külön reklámküldésre. Ehhez az új forrásrögzítéshez nem hozunk létre külön követősütit vagy tartós böngészőazonosítót.

Jelzés a beágyazó weboldalnak: sikeres foglalás létrehozásakor a beágyazott foglaló böngészőn belüli postMessage üzenettel jelezhet a szülőoldalnak. Az új AIBOOKING_BOOKED üzenet csak az esemény típusát, a szolgáltatás azonosítóját, a mentett bruttó foglalási összeget és pénznemét tartalmazza; név, elérhetőség, foglalásazonosító, cím, egyedi válasz vagy kép nincs benne. Ez a foglalás létrejöttét jelzi, nem a fizetés sikerét. Az AI Booking e jelzés miatt nem indít automatikus Google Analytics-követést. Ha a beágyazó oldal az üzenetet saját analitikai szolgáltatásának továbbítja, az az oldal üzemeltetőjének külön adatkezelése; a megfelelő tájékoztatás, jogalap és szükséges hozzájárulás vagy hozzájárulás-kezelő felület biztosítása az ő feladata.

4. Kikhez kerülhetnek az adatai

Az adatait nem adjuk el és nem adjuk át hirdetési célra. Vannak azonban olyan szolgáltatók, akiknek a közreműködése nélkül a rendszer nem tudna működni — ők kizárólag a mi utasításunk szerint járnak el.

Ezen kívül az adatokat az a szolgáltató látja, akihez foglalt, valamint a munkatársai, akiknek erre a munkájuk miatt szükségük van.

Hatóság vagy bíróság megkeresésére jogszabályi kötelezettség alapján adhatunk ki adatot — ilyenkor csak azt, amit a megkeresés pontosan megjelöl.

5. Mesterséges intelligencia a rendszerben

A foglalási oldalon működhet egy AI-asszisztens, amely a szolgáltatásokkal, árakkal és nyitvatartással kapcsolatos kérdésekre válaszol. Ha ilyennel beszélget, azt a chatablak fejlécében jelezzük — ezt az (EU) 2024/1689 rendelet (MI-rendelet) írja elő.

A válaszokat mesterséges intelligencia szolgáltató állítja elő, ezért a beszélgetés tartalma hozzájuk kerül. Jelenleg az Ollama și OpenAI szolgáltatását vesszük igénybe; mindkét cég az Egyesült Államokban működik, tehát harmadik országba történő adattovábbításról van szó, a megfelelő garanciák mellett.

A külső AI-szolgáltatók megőrzési feltételei eltérnek. Az OpenAI API adatait alapértelmezetten nem használják modellbetanításra; visszaélés-megelőzési naplók azonban általában legfeljebb 30 napig megőrizhetők, jogszabályi vagy biztonsági kivételekkel. Az Ollama felhőszolgáltatás saját tájékoztatója szerint a beszélgetés tartalmát a kérés teljesítéséhez átmenetileg dolgozza fel, és nem használja modellbetanításra. Nem ígérünk általános nulla megőrzést. A mindenkori feltételek az OpenAI și Ollama adatkezelési oldalán olvashatók.

Megőrzési idő az AIBooking saját rendszerében: Az AIBooking szerverén tárolt AI-beszélgetési üzenetek megőrzési ideje az adott üzenet létrejöttétől számított 90 nap. A határidő lejárta után az üzenet kikerül a felhasználó számára olvasható és az AI-modellnek átadott beszélgetési előzményekből, majd a napi adatkarbantartás az aktív adatbázisból törli. Egy beszélgetéshez később hozzáadott új üzenet nem indítja újra a korábbi üzenetek 90 napos megőrzési idejét.

Helyi előzmények és törlés: A publikus chat-widget a böngészőben legfeljebb 24 órás helyi gyorsítótárat használ. Az „Új beszélgetés” vagy „Beszélgetés törlése” gomb csak a böngészőben látható előzményt üríti; a szerveren tárolt előzmény a fenti 90 napos szabály szerint, vagy adatvédelmi törlési kérelem alapján törölhető.

Elhatárolás: A foglalási és egyéb üzleti rekordokra a jelen tájékoztatóban meghatározott külön megőrzési idők vonatkoznak. A 90 napos szabály kizárólag az AIBooking saját rendszerében tárolt AI-beszélgetési üzenetekre vonatkozik; nem módosítja a külső AI-modellszolgáltatók vagy a külön ChatAutomata marketing-widget saját adatkezelését és megőrzési szabályait.

Kérjük ennek ellenére, hogy a chatben ne osszon meg érzékeny információt. A foglaláshoz szükséges adatokat a foglalási űrlapon adja meg, ne a beszélgetésben.

Az asszisztens tájékoztató jellegű, és tévedhet. A foglalás érvényességét mindig a visszaigazoló e-mail és a szolgáltatóval való egyeztetés adja.

5.1. Automatizált döntéshozatal

Nem hozunk Önről olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést — profilalkotást is ideértve —, amely Önre joghatással járna vagy Önt hasonlóan jelentős mértékben érintené. A mesterséges intelligenciát használó részek (foglalási asszisztens, chatbot) tájékoztatnak és javaslatot adnak, de nem döntenek Ön helyett és Önről.

A foglalás visszaigazolása vagy elutasítása ugyanakkor történhet automatikusan: a rendszer a szolgáltató által előre beállított szabályok — szabad időpontok, kapacitás, előlegfizetés — alapján válaszol. Ez a foglalás létrejöttéhez szükséges, objektív feltételeken alapul, és nem az Ön személyes tulajdonságainak értékelésén. Ha egy ilyen automatikus válasszal nem ért egyet, kérheti, hogy a szolgáltató személyesen bírálja felül: keresse őt közvetlenül, vagy írjon nekünk az info@aibooking.hu címre.

6. Mobilalkalmazás

A foglalás mobilalkalmazáson keresztül is elérhető. Az alkalmazás ugyanazokat az adatokat kezeli, mint a weboldal, de néhány dolog csak ott merül fel — ezeket itt foglaljuk össze.

6.1. Helyadat

Ha engedélyezi, az alkalmazás lekéri a tartózkodási helyét, hogy a közelben lévő szolgáltatókat tudja ajánlani. A koordinátákat elküldjük a szerverünkre az ajánlás elkészítéséhez, de nem tároljuk és nem építünk belőle mozgástörténetet.

A helyadat megadása nem kötelező: ha nem engedélyezi, az alkalmazás minden más funkciója változatlanul működik. Az engedélyt bármikor visszavonhatja a készüléke beállításaiban.

6.2. Biometrikus zár

Beállíthatja, hogy az alkalmazás ujjlenyomattal vagy arcfelismeréssel nyíljon. Ez a készülékén működik: az ujjlenyomatát és az arcképét soha nem kapjuk meg, azt a telefon operációs rendszere kezeli. Mi csak azt az információt kapjuk vissza, hogy az azonosítás sikerült-e.

6.3. Fényképek

Ha képet csatol, az alkalmazás hozzáférést kér a képtárhoz vagy a kamerához. Csak azt a képet látjuk, amelyet Ön kiválaszt — a képtárához nincs hozzáférésünk.

6.4. Adatok a készüléken

A bejelentkezéshez szükséges azonosítókat a készülék védett tárolójában őrizzük, hogy ne kelljen minden indításkor újra bejelentkeznie. Ha kijelentkezik vagy törli az alkalmazást, ezek megszűnnek.

6.5. Értesítések, és ki juttatja el őket

Ha engedélyezi az értesítéseket, a készüléke kap egy értesítési azonosítót, amelyet nálunk tárolunk. Magát az üzenetet nem közvetlenül mi kézbesítjük: az Expo szolgáltatásán keresztül jut el a telefon gyártójának rendszeréhez — iPhone-on az Apple, Android-készüléken a Google értesítési szolgáltatásához. Ez a technikai út minden mobilalkalmazásnál hasonló.

Az értesítés szövege ezeken a rendszereken halad át, ezért nem küldünk bennük érzékeny információt — jellemzően csak annyit, hogy melyik foglalásáról van szó.

Maga az alkalmazás letöltése az App Store vagy a Google Play áruházból történik. Az ottani fiókját, a letöltéseit és az esetleges vásárlásait az Apple, illetve a Google saját adatkezelőként kezeli — erről az ő tájékoztatójuk szól, nekünk ebbe nincs betekintésünk.

6.6. Nyomkövetés

Az alkalmazásban nincs hirdetési azonosító és nincs viselkedéselemző szolgáltatás. Nem követjük, mit csinál az alkalmazáson kívül, és nem adunk át adatot hirdetési célra.

7. Sütik

A foglalási oldal működéséhez elengedhetetlen sütiket használunk — ezek tartják meg például a nyelvi beállítást és a bejelentkezett állapotot. Ezekhez nem kérünk külön hozzájárulást, mert nélkülük az oldal nem működne.

Ha a szolgáltató a saját oldalán további, például méréssel kapcsolatos sütiket használ, azokról ő ad tájékoztatást.

8. Hogyan védjük az adatait

Az adatok titkosított kapcsolaton keresztül utaznak, és titkosítva tároljuk azokat, ahol ez indokolt. A szolgáltatók csak a saját vendégeik adatait látják — ezt a rendszer technikailag is elkülöníti, nem csupán jogosultsági beállításokkal.

Rendszeresen készítünk biztonsági mentést, és naplózzuk a rendszergazdai műveleteket.

Ha mégis adatvédelmi incidens történne, amely valószínűsíthetően kockázattal jár Önre nézve, a jogszabályi határidőn belül tájékoztatjuk az érintetteket és a hatóságot.

9. Az Ön jogai

A saját adataival kapcsolatban az alábbi jogok illetik meg. Bármelyiket gyakorolhatja: írjon az info@aibooking.hu címre, és a kérését legkésőbb egy hónapon belül teljesítjük.

Ha a kérése olyan adatra vonatkozik, amelynél a szolgáltató az adatkezelő (jellemzően a foglalásai), akkor a kérést továbbítjuk hozzá, és erről Önt is értesítjük.

10. Ha nem ért egyet valamivel

Kérjük, először minket keressen az info@aibooking.hu címen — a legtöbb kérdés így oldódik meg a leggyorsabban.

Ha ez nem vezet eredményre, panasszal fordulhat a felügyeleti hatósághoz:

Jogainak megsértése esetén bírósághoz is fordulhat. A per a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

11. Kiskorúak

A rendszer nagykorú felhasználók számára készült. Kiskorú nevében a szülő vagy más törvényes képviselő foglalhat időpontot, és ilyenkor ő adja meg a szükséges adatokat.

12. A tájékoztató változása

Ha a tájékoztató lényegesen módosul, azt a foglalási felületen jelezzük. A mindenkor hatályos változat ezen az oldalon érhető el.

13. Kapcsolat

Adatvédelmi kérdésével keressen minket bizalommal:

A szolgáltatásra vonatkozó kérdésekkel — időpont, ár, lemondás — közvetlenül ahhoz a szolgáltatóhoz forduljon, akihez foglalt.